面接の日程等に関して、採用担当者よりメールで連絡が来る場合があると思います。
新卒の場合では、どう返信したらよいのか迷ってしまうかもしれません。
また、うっかりして返信メールを忘れていたり遅れてしまった場合もあるでしょう。
そのようなケースでの対処法についてお伝えします。
面接のメールが来たらどう返信したら良いのか新卒の場合で考えてみた！
就職希望の企業から面接の日程のメールが送られてきた場合、返信はしない人が多いようですが、これは絶対返信するようにしましょう。
こちらは単なるお知らせとして受け取っていても、採用担当者側からすると面接の日程をメールで知らせたのに返信がないと、予定通りその日に面接を行って良いのか判断に困るからです。
面接を受けるのは、あなただけではありません。多くの新卒者が面接に挑むわけです。
中にはしっかりその日でOKであるか否かの返信をする人もいるでしょう。
そういう関係から言っても、うんともすんとも返信がない人がいるとどう判断すべきか悩むことになります。
多くの場合は、「返信がないならメールで知らせた日程で良いのだな？」と解釈してくれる採用担当者もいるでしょうが、でもやはり「できれば返信してもらいたい」というのが本音だと思います。
【新卒者が企業から面接の日程を知らせるメールがきた場合、どのように返信すべきか？】
ここで注意すべき点は、企業とのメールのやり取りも採用する上で重要な判断材料になるということです。
返信しないのは論外ですが、返信したとしてもその返信内容が「はい！大丈夫です！」とか「OKです。よろしくお願いします」など短文での返信だった場合、企業側からするとあまりいい印象を持ちません。
メールも今後、仕事をする上では重要なビジネスツールですので、緊張感を持って返信すべきであるということを肝に銘じておきましょう。
～例文～
「件名」一次面接通過のご連絡ありがとうございます。「本文」株式会社〇〇〇〇人事部
〇〇課採用担当
〇〇様
先日はお世話になりました。〇〇大学〇〇学部の〇〇です。
このたびは、一次面接通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
予定通り、〇月〇日13時の日程で二次面接にお伺いさせていただきます。
よろしくお願い致します。
面接の日程メールに返信を忘れた場合の対処は？
大学の在学中から就活を始めたとすると、学校と就活で毎日クタクタになるかも知れませんね。
就職したいと思う企業も1社ではないでしょうから、複数の企業を廻って面接、その傍ら学業もとなると、気を付けていても面接の日程を忘れるということもあるかも知れません。
【面接の日程を知らせるメールに気付かず放置してしまった場合の対処法】
どのくらい放置していたかにもよると思いますが、2日以内なら素直に気付かなかった旨を伝え、二次面接や試験などは是非受けたいという気持ちをしっかり伝える方が良いと思います。
こういう時って自分が不利になりたくないので、いろいろと言い訳を考えてしまうんですよね？
「なんとか上手い言い訳はないか？」とか「どう言えば悪い印象を与えずに済むだろうか？」と考えること自体は、人間としてごく普通の感情だと思います。
しかし忘れてしまっていた事実は消せませんので、開き直りという訳ではありませんが、下手に言い訳してドツボにハマってしまっては元も子もありません。
ここは潔く、素直にその事実を伝える方があとあと印象を悪くすることはないと思います。
では、どのような文面で返信すればいいか？これは考えた方がいいですね？
～例文～
「件名」二次面接のお願い
「本文」
株式会社〇〇〇〇
人事〇〇部
採用担当 〇〇様
一次面接ではお世話になりました。
〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇（フルネーム）と申します。
このたびは合格通知をいただきまして、誠にありがとうございます。返信が遅くなってしまい、申し訳ございません。
こちらの不手際で、御社からの二次面接に進めるという有難いメールに気付くのが遅れてしまいました。
しかし、私としましては御社への就職を強く希望しておりますので、可能でありましたら二次面接を受けさせていただきたく、恥を忍んでメールいたした次第でございます。
なにとぞ、ご検討の程よろしくお願い致します。
こんな感じでいかがでしょうか？
合格通知を頂いたことへのお礼の文面から始まり、返信が遅れた状況を素直に伝え、それでも企業への就職意欲が強いということをしっかり伝えることです。
状況によっては、すでに募集予定定員数に達していて結果ダメだったとなることもあるかも知れませんが、大学在学中であればまた来年再度挑戦するということもできると思います。
一番いけないのは、今更返信できないと諦め一切返信せずすっぽかしすること！それは絶対避けるべきです。
そんなことをすれば、来年が来ても決して印象は良くならないと思いますので必ず返信はしましょう。
面接の日程メールへの返信が遅れた場合の対処法！
面接の日程メールに返信を忘れたことと少し似ていますが、こちらの場合は返信が遅れたということで、状況は少し違います。
先の章では、「面接の日程メールが届いていたことに気付かなかった」というケースです。
しかし、こちらの場合は「面接の日程メールには気付いていたけど、返信するのが遅くなった」ケースになります。
【どのくらいなら遅れたとなるのか？】
企業側から特に「何日以内に返信」あるいは「何週間以内に返信」という文面がない限り、返信が遅れたと判断するのは少し至難の業です。
基本的には、24時間以内なら遅れたと判断する必要はないと考えます。
企業側から「本日の何時までに」という文面があれば、それを過ぎると当然「遅れた」ということになりますが、そのような記載がない場合は遅くなったと判断しなくても良いと思います。
企業側からは他の面接予定との兼ね合いもあるので、期限付きで短くても1週間以内とすることが多いと思いますので、1週間以内と記されていた場合はそれを過ぎていなければ遅くなったという必要はないでしょう。
期限が記されていない場合は、遅くとも24時間以内に返信するのがマナーと言えます。
しかし、期限が記されていなくても1週間近く返信しないのはマナー以前の問題になってしまう可能性もあります。
こういう場合は、お礼やお詫びを述べるより、潔く返信が遅くなったが面接を受けたい旨を簡潔に伝える方が印象に残りやすいということもあります。
例えば、以下のような感じです。
～例文～
「件名」二次面接のお願い
「本文」
株式会社〇〇〇〇
人事〇〇課
採用担当 〇〇様
〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。
二次面接の日程のご連絡に遅くなりましたが、二次面接を是非とも受けたいと存じます。
もし、可能であれば予定通りの日程で二次面接に伺わせていただきたくメッセージ致しました。
よろしくご検討くださいますようお願いいたします。
お礼やお詫びを述べたい気持ちに駆られると思いますが、正直企業側もたくさんの新卒者のメール確認や返信を行っています。
タラタラと書いても殆ど読んでもらえないこともあります。
ここは簡潔に自分の希望だけを伝え、もし二次面接に行けた場合に一言、「本日はありがとうございます。先日は返信が遅くなり大変申し訳ございませんでした。」とやはり簡潔に述べることです。
あとが詰まっている訳ですから、ここでもタラタラ述べる必要はありません。
ある意味、賭けのような感じですが、採用に至るか否かは採用担当者の匙加減によるものなので、こういえばこうなりますと言えるものはないでしょう。
肝心なのは、あなたのやる気、意欲を見せることだと思います。
まとめ
いかがだったでしょうか？
無事、就職が決まるまでは緊張の毎日だと思います。
しかし就活を始めた時点で、社会人としての意識を強く持つことが大事です。
既に面接は始まっていると考えても良いと思います。
一番最初に「面接を受けたい」と電話連絡をした時から面接が始まっていると考えるのです。
電話での受け答え、メールの返信の速さ、面接に来たときの挨拶の仕方や話し方すべてが注目されています。
いつまでも学生気分に浸っていては、メール返信を忘れた、遅れたということにも繋がるのだと思いますので、しっかりした心構えのもと行動するようにしましょう。
是非、頑張ってくださいね！
コメント